Инвентаризация в компании: кто и для чего ее проводит
Содержание:
- Что такое инвентаризация
- Виды инвентаризации
- Кто проводит инвентаризацию
- Процесс проведения инвентаризации: пошаговая инструкция
- Что делать с результатами инвентаризации
- Когда проведение инвентаризации обязательно
- Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации
- Часто задаваемые вопросы
- Какие документы необходимо подготовить для инвентаризации
Что такое инвентаризация
Инвентаризация — это пересчет всех средств и активов компании: денег, акций и долгов, зданий, товара, сырья. Она нужна, чтобы обнаружить недостачи и задолженности, оценить точность данных бухгалтерского учета и понять состояние активов и обязательств компании.
Процедура инвентаризации регулируется несколькими нормативными актами, в основном изданными Минфином. Это Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (действуют до 1 апреля 2025 года), Федеральный стандарт бухгалтерского учета «Инвентаризация» (вступает в силу 1 апреля 2025-го) и другие документы.
Виды инвентаризации
Инвентаризация бывает плановая и внеплановая. Сроки плановой известны заранее, а внеплановая проводится по необходимости. Поводом могут стать разные ситуации: например, активы компании пострадали из-за ЧП, со склада что-то украли, или налоговые органы решили устроить в компании проверку. Но наличие уважительной причины не обязательно. Руководитель может объявить внеплановую проверку и просто по своему желанию.
По степени полноты инвентаризация делится на полную (сплошную) и частичную (выборочную). Полная затрагивает все средства предприятия. Планово ее проводят в конце отчетного периода (обычно года). В ходе частичной инвентаризации пересчитывают только конкретные товары или их группы. Например, руководство может попросить сотрудников проверить учет только дорогостоящих товаров.
Инвентаризация бывает обязательная и инициативная (по собственному желанию руководителя).
Цели и задачи инвентаризации
Инвентаризация необходима, чтобы:
- проверить точность бухучета и соответствие его данных действительности и, если надо, скорректировать их;
- убедиться, что в данных финансовой отчетности нет неточностей;
- предотвратить или вовремя выявить пропажу товаров и оборудования;
- обнаружить неучтенные активы, если они есть, и учесть их в документах;
- найти и списать имущество в плохом состоянии.
Кто проводит инвентаризацию
Обычно специально для этого создают инвентаризационную комиссию. В ее состав входят сотрудники разных отделов, чаще всего бухгалтеры, административный персонал и другие работники, например инженеры.
Иногда вместо инвентаризационной работает ревизионная комиссия, которая существует на некоторых предприятиях для контроля за их финансово-хозяйственной деятельностью.
Специальную комиссию можно не привлекать, если единственные сотрудники компании — это ее глава и бухгалтер (или вообще только глава) или если для инвентаризации нанимают внешнего аудитора.
Список материально ответственных лиц
Материально ответственные лица — сотрудники, которые непосредственно работают с имуществом компании. Это работники склада, продавцы и кассиры, бухгалтеры и сотрудники, которые используют и обслуживают оборудование. Если со склада или с прилавков что-то пропадет, руководство будет винить именно этот персонал.
Не любой сотрудник, который по работе как-то соприкасается с имуществом организации, становится ответственным материально. Для этого необходимо, чтобы работодатель подписал с ним договор о материальной ответственности или чтобы в трудовом договоре был пункт о полной материальной ответственности. Подписав такой документ, работник обязуется полностью возместить ущерб, если указанные в договоре предметы и ценности будут повреждены или пропадут. Во время инвентаризации материально ответственный сотрудник обязательно должен присутствовать при проверке наличия имущества, за которое он отвечает.
Сроки проведения инвентаризации
Ежегодную инвентаризацию обычно устраивают в последние месяцы года, до 31 декабря, но не раньше 1 октября. Конкретные даты остаются на усмотрение руководства, но завершить процесс необходимо до того, как будет подписана годовая отчетность. Каждый год комиссия проверяет, сколько в компании есть товара и сырья, денег и долгов.
Инвентаризацию основных средств, то есть активов с большим сроком эксплуатации, можно проводить раз в три года. К основным средствам относятся здания, оборудование, машины. Каждые пять лет разрешается инвентаризировать библиотечные фонды.
На Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях (некоторые районы Алтая, Карелии, Бурятии, Тувы, Республики Коми, Забайкальского края, Томской области и нескольких других регионов России) инвентаризацию разрешается проводить, когда складские остатки минимальны. Власти ввели эту льготу, чтобы упростить процесс для компаний в тех частях страны, где климат суровый, а транспортная доступность плохая.
В случае внеплановой инвентаризации из-за ликвидации или реорганизации процесс должен завершиться до составления ликвидационного или разделительного баланса.
Процесс проведения инвентаризации: пошаговая инструкция
- Когда руководитель решает провести инвентаризацию, он подписывает соответствующий приказ. Создается инвентаризационная комиссия. Бухгалтерия предоставляет актуальные документы о движении денег и других активов.
- Материально ответственные лица дают расписки о том, что нужные документы на товарно-материальные ценности (ТМЦ) переданы в бухгалтерию, а само имущество учтено. На каждого из таких сотрудников пишутся описи ТМЦ.
- Начинается проверка. Члены комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеряют имущество. На складах некоторые компании используют автоматические WMS-системы, чтобы упростить и ускорить процесс и разгрузить сотрудников. Всю информацию вносят в инвентаризационные описи.
- Когда проверка окончена, эти списки сравнивают с данными бухгалтерского учета.
Что делать с результатами инвентаризации
Если инвентаризационная комиссия видит несоответствие между данными бухучета и реальной ситуацией, необходимо их проанализировать и понять, что случилось, а если надо — провести служебное расследование. В зависимости от причин расхождений к ответственности могут привлечь виновных либо в неправильном учете, либо в пропаже активов.
Меры могут быть как дисциплинарными, так и административными. Например, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету работника могут оштрафовать на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. руб., за повторное такое нарушение — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. С материально ответственных работников работодатель может взыскать ущерб от пропажи или порчи активов компании.
Независимо от причин данные бухучета после инвентаризации исправляют с учетом всех найденных расхождений (и излишков, и недостач).
Когда проведение инвентаризации обязательно
Инвентаризацию обязательно проводят:
- если имущество сдают в аренду или продают;
- если компанию реорганизуют или ликвидируют, а государственное или муниципальное унитарное предприятие — преобразуют;
- перед составлением годовой отчетности (кроме тех активов, которые инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года);
- если произошли хищения, порча имущества или другие злоупотребления;
- если в компании появились новые материально ответственные сотрудники или уволились старые;
- если произошли пожар, наводнение или другое бедствие и имущество могло пострадать.
Если на предприятии действует коллективная материальная ответственность, то инвентаризацию организуют по требованию любого человека из коллектива, а также если меняется руководитель или уходит более половины работников.
Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации
Излишки нужно оприходовать, то есть признать в бухгалтерском учете их наличие.
Недостачи надо, наоборот, списать с баланса. Если недостача превышает установленные компанией нормы, то материально ответственный сотрудник должен будет возместить ущерб. Обычно эту сумму вычитают из зарплаты, а иногда работодатель заключает с материально ответственным лицом соглашение о добровольной компенсации ущерба. Если недостача незначительная, ее могут списать на издержки, и тогда сотрудников винить не будут.
Если работник отказывается платить, например потому что считает себя невиновным в недостаче или не согласен с объемом требуемой компенсации, стороны решают вопрос в суде.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оспорить результаты инвентаризации
Да, оспорить результаты возможно, но для этого сотрудник должен быть готов предоставить документы, которые подтверждают его правоту. Для начала можно попросить руководство провести повторную проверку. Если решить вопрос внутри компании не получается, сотрудник может обратиться в суд.
Как избежать типичных ошибок при проведении инвентаризации
- Одна из частых ошибок еще на начальном этапе — неправильное заполнение приказа об инвентаризации. Чтобы не допустить неточностей, необходимо проверить, верно ли в документе указаны обязательные данные (даты, состав комиссии, список материально ответственных лиц и т.д.), и убедиться, что получены все необходимые расписки.
- Другая серьезная проблема — отсутствие при проверке кого-то из состава инвентаризационной комиссии или материально ответственных лиц. Если хотя бы один из заявленных в документах людей не пришел и руководитель по какой-то причине не смог сразу же заменить этого человека на другого сотрудника, инвентаризацию лучше отложить — иначе результаты проверки могут признать недействительными.
- Непосредственно во время проверки важно не забыть провести инвентаризацию резервов.
- Помещение, в котором идет инвентаризация, должно опечатываться каждый раз, когда комиссия его покидает.
- В отдельных описях должно учитываться имущество, которое поступает на склад и отпускается во время инвентаризации.
- После окончания проверки нужно убедиться, что описи, протокол итогового заседания комиссии и другие документы правильно заполнены. Указанные в них даты должны совпадать с реальной хронологией инвентаризации.
Какие документы необходимо подготовить для инвентаризации
Сначала подписывается приказ о проведении инвентаризации. К ее началу нужно подготовить все учетные документы о движении денег, товаров и других активов.
В процессе проверки комиссия ведет инвентаризационные описи. В них записывается, какое имущество действительно есть у компании и в каком оно состоянии. Затем формируют сличительные ведомости, в которых результаты проверки сравниваются с данными бухгалтерского учета. После этого сравнения составляется ведомость расхождений, в нее записывают все обнаруженные излишки и недостачи.
Финальный документ — акт о результатах инвентаризации. В нем обобщаются итоги проверки.
Что будет, если не делать инвентаризацию
Устраивать ежегодную инвентаризацию должны все компании, которые ведут бухгалтерский учет, но ни уголовной, ни административной ответственности за ее непроведение в России нет.