От рутины к стратегии: как цифровизация трансформирует сферу закупок
Текст:
Юрий Праслов
Юрий Праслов
Фото:
Андрей Любимов
Андрей Любимов
Партнер проекта
Внедрение цифровых решений помогает бизнесу справиться с монотонными трудозатратными операциями в закупочной деятельности и сосредоточиться на выполнении стратегических задач.
Премия «Лидер конкурентных закупок» проводится с 2012 года, и в 2024 году она собрала более 180 кейсов в десяти номинациях. Ключевая цель премии — привлечение внимания к наиболее значимым проектам в сфере закупок, которые повышают эффективность работы компаний и вносят существенный вклад в развитие всего рынка.
Главный тренд сегодня связан с внедрением цифровых технологий, включая проекты на основе искусственного интеллекта, которые, становясь повседневным инструментом бизнеса, помогают закупщикам автоматизировать выполнение монотонных операций и экономить время для более содержательной работы. Тем более что объем задач по импортозамещению и повышению эффективности производственных процессов у российских компаний постоянно растет.
Главный тренд сегодня связан с внедрением цифровых технологий, включая проекты на основе искусственного интеллекта, которые, становясь повседневным инструментом бизнеса, помогают закупщикам автоматизировать выполнение монотонных операций и экономить время для более содержательной работы. Тем более что объем задач по импортозамещению и повышению эффективности производственных процессов у российских компаний постоянно растет.
Замещение выбывших
Обратный инжиниринг и другие инструменты создания цепочек поставок
Процесс импортозамещения на фоне санкций ускоряется во всех отраслях промышленности, отмечают участники премии. Особый акцент ставится на организацию поставок критической номенклатуры товаров и услуг, которые ранее не имели аналогов внутри страны. Развитие направления поддерживается государством, которое стимулирует бизнес восстанавливать собственные производственные цепочки в приоритетных сферах экономики. Процесс будет продолжаться еще несколько лет, уверены в B2B-Сenter.
В «Сегежа Групп» говорят, что законодателями мод в лесопильном и лесоперерабатывающем оборудовании всегда были скандинавы и большая часть оборудования, на котором работают российские производители, имеет европейское происхождение. «Поставка запчастей в настоящий момент затруднена», — замечает управляющий директор по закупкам «Сегежа Групп» Станислав Погодаев. С его слов, есть случаи, когда невозможно найти замену запчасти. Тогда идет работа по классическому сценарию импортозамещения и реинжиниринга. «Группа готова к любому развитию ситуации, базируя свой закупочный процесс одновременно на двух платформах — SAP и 1С. В последние пару лет были проведены существенные доработки, касающиеся адаптации SAP к текущей ситуации. Это позволило снизить трудозатраты, в том числе по подготовке отчетности, и определить наилучшие закупочные цены», — говорит Станислав Погодаев.
В «Сегежа Групп» говорят, что законодателями мод в лесопильном и лесоперерабатывающем оборудовании всегда были скандинавы и большая часть оборудования, на котором работают российские производители, имеет европейское происхождение. «Поставка запчастей в настоящий момент затруднена», — замечает управляющий директор по закупкам «Сегежа Групп» Станислав Погодаев. С его слов, есть случаи, когда невозможно найти замену запчасти. Тогда идет работа по классическому сценарию импортозамещения и реинжиниринга. «Группа готова к любому развитию ситуации, базируя свой закупочный процесс одновременно на двух платформах — SAP и 1С. В последние пару лет были проведены существенные доработки, касающиеся адаптации SAP к текущей ситуации. Это позволило снизить трудозатраты, в том числе по подготовке отчетности, и определить наилучшие закупочные цены», — говорит Станислав Погодаев.
Сергей Шумейко
директор департамента закупок Агрохолдинга «Степь»
«Уровень импортозамещения в критических областях поставок комплектующих вырос до 80% в сельхозтехнике, а в семенном фонде — до более чем 90%. Там, где мы не можем найти запчасти для импортной техники, применяется принцип обратного инжиниринга в сотрудничестве с локальными производителями».
Стратегические партнерства
Почему отношения с поставщиками строятся по-новому
Актуальность выстраивания надежных партнерских отношений с поставщиками значительно выросла в период перехода с западных решений на отечественные. Кейсы участников премии показывают, что взаимодействие с ключевыми партнерами становится условием бесперебойной работы. Компании заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве и поэтому готовы к инвестициям в обучение поставщиков и запуску совместных производственных проектов.
Функция закупок из сервисной трансформируется в стратегическую, так как напрямую влияет на эффективность бизнеса. Один из кейсов, поданных на конкурс проектов от сети Dodo Brands, касался минимизации рисков резкого роста цен на кофе из-за неурожая в Бразилии и сбоев поставок редкого и сложного с логистической точки зрения сорта из Эфиопии. В результате совместной работы с поставщиками и функционально стоимостного анализа были подобраны варианты с изменением технической спецификации для нового бленда (смеси сортов кофе), где были учтены стабильность ценообразования и логистика. В итоге, по словам главы по цепям поставок бизнес-юнита Drinkit Наталии Волейник, компания получила новый бленд зерна с улучшенными вкусовыми качествами, стабильным ценообразованием и сниженным коэффициентом возврата на инвестиции (ROI).
Функция закупок из сервисной трансформируется в стратегическую, так как напрямую влияет на эффективность бизнеса. Один из кейсов, поданных на конкурс проектов от сети Dodo Brands, касался минимизации рисков резкого роста цен на кофе из-за неурожая в Бразилии и сбоев поставок редкого и сложного с логистической точки зрения сорта из Эфиопии. В результате совместной работы с поставщиками и функционально стоимостного анализа были подобраны варианты с изменением технической спецификации для нового бленда (смеси сортов кофе), где были учтены стабильность ценообразования и логистика. В итоге, по словам главы по цепям поставок бизнес-юнита Drinkit Наталии Волейник, компания получила новый бленд зерна с улучшенными вкусовыми качествами, стабильным ценообразованием и сниженным коэффициентом возврата на инвестиции (ROI).
В дирекции по закупкам Группы «Сибантрацит» также видят дополнительную ценность для бизнеса в повышении эффективности всех ключевых закупок. В развитии закупочных операций в Группе используют категорийный менеджмент и раскладывают каждую категорию на три этапа. Первый этап учитывает функциональный уровень развития сегмента, в фокусе внимания оказываются рынки, долгосрочные договоры, закупочные планы и стандартизация потребности, а также проводятся сквозная автоматизация и регламентация процессов. Второй этап предполагает стратегический уровень развития направления: здесь происходит принятие ключевых решений в отношении источника поставки и выстраиваются долгосрочные отношения с поставщиками. И, наконец, интеграционный этап, который характеризуется активным сотрудничеством с поставщиками, включая объединение информационных систем и логистических цепочек.
«В ближайшие пять лет мы планируем перевести категорию горюче-смазочных материалов на интеграционный уровень развития, организовав синергию покупателя и поставщика, в рамках которой обе стороны заинтересованы друг в друге и в оптимизации процесса. Одной из наших основных задач считаем создание системы управления эффективностью деятельности поставщиков. Она включает разработку плана корректирующих мероприятий, расширение сервиса на подрядчиков, постоянную оценку результатов поставщика».
Наталья Теленчак
директор по закупкам и услугам дирекции по закупкам ООО «УК «Сибантрацит»
КАКОЙ ЭФФЕКТ ДАЕТ АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАКУПОК
Оптимизация на скорость
Еще один тренд 2024 года — реконфигурация логистики и платежей. «Цепочки поставок, которые были выстроены в прошлом, приходится менять вслед за введенными санкциями», — говорит Ольга Громкова, генеральный директор B2B-Сenter. Осложнили ситуацию и вводимые некоторыми странами-партнерами ограничения в сфере трансграничных платежей. «Это также повлияло на цепочки поставок, которые удлиняются и становятся все дороже», — продолжает Ольга Громкова.
Стоимость агентского вознаграждения при проведении платежа в китайские банки может доходить до 7% от сделки, а включение его в таможенную стоимость ведет к еще большему увеличению расходов. Для минимизации рисков важно тщательно продумать взаимодействие с поставщиками, агентами и банками, отмечали участники премии.
Стоимость агентского вознаграждения при проведении платежа в китайские банки может доходить до 7% от сделки, а включение его в таможенную стоимость ведет к еще большему увеличению расходов. Для минимизации рисков важно тщательно продумать взаимодействие с поставщиками, агентами и банками, отмечали участники премии.
За последний год серьезно вырос тренд на закупки по принципу электронного магазина. В B2B-Сenter отмечают, что автоматизируются прежде всего малостоимостные и высокооборачиваемые закупки. «По закону Парето, они занимают 80% времени закупщика, но в деньгах не играют большой роли, — поясняет Ольга Громкова. — Заказчик самостоятельно выбирает товары, сокращается время выполнения заявки, повышается показатель OTIF (от англ. On-Time In-Full — поставка вовремя и в полном объеме)».
Станислав Погодаев
управляющий директор по закупкам ПАО «Сегежа Групп»
«Мы перевели в «цифру» типовые процессы закупок, что позволило получить снижение затрат, отчетность и экономический эффект по ценам. Факторы успеха в подобном процессе — это наличие идейного лидера, который видит образ будущей системы, настойчивость в реализации и поддержка высшего руководства. Любая автоматизация и цифровизация — это проекты трансформации, которые зачастую тормозятся внутри компании, и важно преодолеть эти организационные барьеры».
«В ВСМПО-Ависма в закупках малоценных высокооборачиваемых товаров в результате трансформации девяти бизнес-процессов удалось сократить средний срок закупки и поставки с 90 до 14 дней, — рассказывает Эльвира Тюрина, руководитель проекта по закупочной деятельности ПАО «Корпорация ВСМПО-Ависма». — До недавнего времени существовало большое количество разовых договоров, которые сократили до трех рамочных для таких категорий. Произошел тотальный уход от бумажных носителей, был внедрен ЭДО, упрощены и ускорены механизмы закупок, появился категорийный менеджмент, стало выстраиваться кросс-функциональное взаимодействие для повышения эффективности бизнес-процессов в компании».
Руслан Хальфин
директор по закупкам и логистике ПАО «Т Плюс»
«Благодаря системам автоматизации и роботизации «Т Плюс» повышает качество управления закупочной деятельностью, оптимизирует рутинные процессы. Комплексная экосистема «Т Плюс» — это сквозной цифровой процесс управления закупками, включающий пул проектов. Часть из них внедрена, часть выполнена в формате пилотных проектов. К внедренным решениям относятся развитие функциональности единого справочника материалов, «Цифровой транспорт», автоматизация проведения закупок и публикации информации о договорах в Единой информационной системе (ЕИС), контроль за управлением запасами».
«Московская Биржа — это инфраструктурный центр финансового рынка России, и мы обязаны в силу своего положения быть максимально надежными. К закупкам предъявляются повышенные требования: осуществляется контроль как за поставщиками, закупщиками, так и за самими процессами. Закупщик уже не столько тот человек, который ищет и управляет поставщиками, сколько дизайнер внутреннего закупочного процесса по сбору всех необходимых документов и согласований. Всего за четыре последних месяца нам удалось сократить на треть сроки согласования в компании».
Анна Ермакова
директор по закупкам Московской Биржи
В ФосАгро пошли по пути внедрения интеллектуальной платформы «Process Mining» с дашбордами, фиксирующими в виртуальной форме каждый процесс закупочной деятельности от заказа до поставки. Это позволило резко сократить длительность закупок и убрать ненужные операции.
Как награждали лауреатов премии «Лидер конкурентных закупок»
«Виртуальный администратор» и прочие помощники
Какие компании используют нейросети
Компании активно экспериментируют с применением искусственного интеллекта в закупочном процессе.
«На рынке развивается тренд на внедрение отечественных решений с использованием нейросетей. Такие технологии помогают в быстром поиске нужных данных и создании детализированных отчетов. Искусственный интеллект постепенно становится ключевым инструментом для повышения эффективности и точности во многих аспектах закупочной деятельности», — отмечает Руслан Хальфин, директор по закупкам и логистике ПАО «Т Плюс».
«На рынке развивается тренд на внедрение отечественных решений с использованием нейросетей. Такие технологии помогают в быстром поиске нужных данных и создании детализированных отчетов. Искусственный интеллект постепенно становится ключевым инструментом для повышения эффективности и точности во многих аспектах закупочной деятельности», — отмечает Руслан Хальфин, директор по закупкам и логистике ПАО «Т Плюс».
«Мы стараемся задавать новые тренды на рынке. В 2024 году было реализовано два проекта, где мы использовали искусственный интеллект. Первый направлен на администрирование нашего внутреннего интернет-магазина. Количество заказчиков, поставщиков и уровень вопросов постоянно растут. Мы встали перед выбором: набирать дополнительный штат сотрудников или создать виртуального администратора. Мы пошли по второму пути, что существенно сократило время отклика на вопросы клиентов. Другой проект касался стандартизации карточек в интернет-магазине и удаления дублей, чтобы товар был представлен без ошибок. Работа со справочниками, где аккумулируется большое количество позиций, может стать еще одной сферой применения искусственного интеллекта».
Дмитрий Мурашев
директор по снабжению ООО «Евраз»
Анастасия Головина
руководитель группы отчетности Дирекции по продажам сырья и закупкам ПАО «Северсталь»
«Внедрение искусственного интеллекта — это вызов, который уже нельзя обойти стороной. Если пропустить первые годы внедрения новой технологии, можно остаться позади «пионеров». Цифровизация относится к нашим корпоративным приоритетам, как и желание освободить людей от рутинных задач. Мы уже пожинаем первые плоды внедрения новых технологий.
Практическим эффектом от использования нейросетей становятся снижение затрат, высвобождение сотрудников и поиск аналогов или альтернативных поставщиков. При этом мы всегда рекомендуем своим сотрудникам не полностью полагаться на данные искусственного интеллекта, а принимать решения самостоятельно. В рамках реализации проектов в закупках мы столкнулись с тем, что процесс внедрения решений на базе нейросетей в наш внутренний контур и ее настройка для комфортной работы сотрудников требуют времени и инвестиций. При этом эффекты от внедрения очевидны. К примеру, переход на аналоги импортных позиций, найденные в том числе благодаря цифровому помощнику с использованием ИИ, принес экономию в размере 18% от суммы закупок оригинальных ТМЦ|позиций».
Практическим эффектом от использования нейросетей становятся снижение затрат, высвобождение сотрудников и поиск аналогов или альтернативных поставщиков. При этом мы всегда рекомендуем своим сотрудникам не полностью полагаться на данные искусственного интеллекта, а принимать решения самостоятельно. В рамках реализации проектов в закупках мы столкнулись с тем, что процесс внедрения решений на базе нейросетей в наш внутренний контур и ее настройка для комфортной работы сотрудников требуют времени и инвестиций. При этом эффекты от внедрения очевидны. К примеру, переход на аналоги импортных позиций, найденные в том числе благодаря цифровому помощнику с использованием ИИ, принес экономию в размере 18% от суммы закупок оригинальных ТМЦ|позиций».
Кадровые решения
Как меняется функционал сотрудников
«Компании начинают внедрять продукты, позволяющие автоматизировать закупочную функцию и повысить операционную эффективность, на фоне кадрового голода, который останется с нами еще на долгие годы, — отмечает Ольга Громкова. — При этом в условиях, когда человеческий ресурс становится все более ограниченным, компании уделяют особое внимание подготовке специалистов по закупочной деятельности. Зачастую закупщик становится экспертом, который понимает организационные процессы и может отстраивать их вместе с другими функциями для получения максимального эффекта в закупках».
«Главная ценность нашей компании — это люди, талантливые, профессиональные, преданные, разделяющие цели и ценности компании, — подчеркивает Олег Миннуллин, директор по закупкам материалов и оборудования АО «Апатит» (Группа ФосАгро). — Нагрузка на функцию закупок растет, мы привлекаем все больше специалистов и строим для них понятные карьерные треки внутри компании. В назначении на руководящие посты мы отдаем предпочтение внутренним кандидатам. Неслучайно все операционные руководители по закупкам когда-то пришли к нам ведущими специалистами. Также активно используется географическая и функциональная ротация, когда сотрудник растет, перемещаясь с одной площадки или функции на другую».
По словам Олега Миннуллина, система работы с командой нацелена на подбор, поддержку и мотивацию сотрудников к достижению амбициозных целей. Людям предоставляются широкие возможности для получения новых знаний и навыков. Комплексная социальная поддержка и реализация корпоративных социальных программ помогают росту лояльности сотрудников к компании.
«Мы взращиваем кадры на местах в партнерстве с образовательными учреждениями. В прошлом году корпоративной модели образования — от школы до трудоустройства в компании — исполнилось десять лет. Ее первая ступень — проект «ФосАгро-школы». 6000 учеников в шести школах в городах присутствия компании по углубленной программе изучают точные науки. Затем ребята поступают в подшефные колледжи и ведущие вузы-партнеры. Всего за 10 лет инвестиции ФосАгро в подготовку кадров для промышленности превысили 11,5 млрд руб. В результате 3000 выпускников образовательной модели ФосАгро были трудоустроены на предприятиях компании, — говорит Олег Миннуллин. — При принятии решения о комплектовании вакансий при прочих равных условиях мы отдаем предпочтение перспективным специалистам на начальном этапе карьеры (программа стажировки для студентов).
Также мы активно реализуем программу «Агент по закупкам». Это эффективное погружение в процессы закупок на профессиональном уровне. Уже после пяти месяцев обучения и сдачи итогового экзамена агенты могут претендовать на вакансию в компании.
Новое поколение сотрудников осознает ценность профессионального и личностного развития, поскольку оно становится необходимым условием успеха и востребованности в постоянно меняющемся мире».
По словам Олега Миннуллина, система работы с командой нацелена на подбор, поддержку и мотивацию сотрудников к достижению амбициозных целей. Людям предоставляются широкие возможности для получения новых знаний и навыков. Комплексная социальная поддержка и реализация корпоративных социальных программ помогают росту лояльности сотрудников к компании.
«Мы взращиваем кадры на местах в партнерстве с образовательными учреждениями. В прошлом году корпоративной модели образования — от школы до трудоустройства в компании — исполнилось десять лет. Ее первая ступень — проект «ФосАгро-школы». 6000 учеников в шести школах в городах присутствия компании по углубленной программе изучают точные науки. Затем ребята поступают в подшефные колледжи и ведущие вузы-партнеры. Всего за 10 лет инвестиции ФосАгро в подготовку кадров для промышленности превысили 11,5 млрд руб. В результате 3000 выпускников образовательной модели ФосАгро были трудоустроены на предприятиях компании, — говорит Олег Миннуллин. — При принятии решения о комплектовании вакансий при прочих равных условиях мы отдаем предпочтение перспективным специалистам на начальном этапе карьеры (программа стажировки для студентов).
Также мы активно реализуем программу «Агент по закупкам». Это эффективное погружение в процессы закупок на профессиональном уровне. Уже после пяти месяцев обучения и сдачи итогового экзамена агенты могут претендовать на вакансию в компании.
Новое поколение сотрудников осознает ценность профессионального и личностного развития, поскольку оно становится необходимым условием успеха и востребованности в постоянно меняющемся мире».
Система полного цикла
Что дает технологичная платформа закупок
Сквозная автоматизация процессов — главный механизм повышения производительности труда, в том числе в закупочной деятельности, подчеркивают участники премии. Один из инструментов в этой сфере — платформа B2B Altis. «Разработка нашего продукта началась еще в 2021 году, когда ничто не предвещало возникновения нынешней ситуации на рынке», — рассказывает Ольга Громкова. По ее словам, система универсальна и может конфигурироваться как процесс end-to-end: от момента подачи заявки до приемки товара. Существует и возможность целевой автоматизации необходимых этапов закупочного процесса по требованию заказчика.
Ольга Громкова
генеральный директор
B2B-Center
B2B-Center
«Мы активно развиваем B2B Altis. Рынок доверяет нам и нашей экспертизе, что подтверждается операционными показателями», — подчеркивает Ольга Громкова. — Платформа выступает успешным аналогом зарубежного решения SAP Ariba, что официально подтверждено Минцифры РФ. Десять проектов уже внедрены в крупных российских компаниях».
«При этом система ориентирована не только на корпорации, но и на предприятия среднего и даже малого бизнеса. Этому сегменту рынка будет особенно выгодно облачное решение в силу того, что содержать свою инфраструктуру в том числе для защиты от кибератак становится значительно дороже, — говорит Ольга Громкова. — В B2B-Center особое внимание уделяют обеспечению информационной безопасности. Наши данные хранятся в Российской Федерации, в распределенных дата-центрах, сертифицированных по наивысшему стандарту безопасности. Обеспечивается надежная защита данных от DDoS-атак с помощью лучших разработчиков отрасли. Мы регулярно проводим аудит и предпринимаем все необходимые меры для обеспечения информбезопасности».
«В планах компании на 2025 год — углублять функциональность по всем модулям автоматизации закупок, сохраняя гибкую конфигурацию платформы», — отмечает Ольга Громкова.
Использование для закупок цифровых инструментов, позволяющих оперативно реагировать на изменения конъюнктуры и логистических условий, стало сегодня одним из основных факторов повышения эффективности бизнеса, сходятся во мнении участники премии «Лидер конкурентных закупок».
«В планах компании на 2025 год — углублять функциональность по всем модулям автоматизации закупок, сохраняя гибкую конфигурацию платформы», — отмечает Ольга Громкова.
Использование для закупок цифровых инструментов, позволяющих оперативно реагировать на изменения конъюнктуры и логистических условий, стало сегодня одним из основных факторов повышения эффективности бизнеса, сходятся во мнении участники премии «Лидер конкурентных закупок».
Победители премии
«Лидер конкурентных закупок 2024»
«Лидер конкурентных закупок 2024»
Гран-при премии — «Компания года в области конкурентных закупок»
ООО «ЕВРАЗ»
«Профессионал конкурентных закупок»
Анна Ермакова, Московская Биржа (Группа MOEX)
«Экономическая эффективность закупочных операций»
Группа НЛМК
Uralmine
«Лучший проект трансформации бизнес-процессов в закупках»
AB InBev Efes
ПАО «Корпорация ВСМПО-Ависма»
«Лидер импортозамещения»
Агрохолдинг «Степь»
«Искусственный интеллект в закупках»
ПАО «Северсталь»
ПАО «Т Плюс»
«Лидер цифровизации закупочных процессов»
ПАО «Сегежа Групп»
«Лучшая система работы с поставщиками»
ПАО «Татнефть»
Группа «Сибантрацит»
«Лучшая поддержка малого и среднего бизнеса»
АО «Международный аэропорт «Внуково»
«Развитие потенциала команды»
ГК «ФосАгро»
Специальные номинации
«За успехи в трансформации функции нетоварных закупок»
ООО «ЛЕ МОНЛИД»
«За успехи в модернизации закупочной деятельности компании»
ООО «Алкогольная Сибирская Группа»
«За построение стабильной и прозрачной системы закупок»
Банк «Кубань Кредит»
Реклама. АО «Центр развития экономики» https://www.b2b-center.ru, erid:F7NfYUJCUneP4zRwp4Fd
ООО «ЕВРАЗ»
«Профессионал конкурентных закупок»
Анна Ермакова, Московская Биржа (Группа MOEX)
«Экономическая эффективность закупочных операций»
Группа НЛМК
Uralmine
«Лучший проект трансформации бизнес-процессов в закупках»
AB InBev Efes
ПАО «Корпорация ВСМПО-Ависма»
«Лидер импортозамещения»
Агрохолдинг «Степь»
«Искусственный интеллект в закупках»
ПАО «Северсталь»
ПАО «Т Плюс»
«Лидер цифровизации закупочных процессов»
ПАО «Сегежа Групп»
«Лучшая система работы с поставщиками»
ПАО «Татнефть»
Группа «Сибантрацит»
«Лучшая поддержка малого и среднего бизнеса»
АО «Международный аэропорт «Внуково»
«Развитие потенциала команды»
ГК «ФосАгро»
Специальные номинации
«За успехи в трансформации функции нетоварных закупок»
ООО «ЛЕ МОНЛИД»
«За успехи в модернизации закупочной деятельности компании»
ООО «Алкогольная Сибирская Группа»
«За построение стабильной и прозрачной системы закупок»
Банк «Кубань Кредит»
Реклама. АО «Центр развития экономики» https://www.b2b-center.ru, erid:F7NfYUJCUneP4zRwp4Fd