5 главных ошибок при организации командировок. Как их избежать
. Рассказываем, как оформить бизнес-поездку без лишних забот и проблем
Организация командировок требует от компании существенных вложений — и финансовых, и кадровых. Важно не распылять ресурсы попусту и подходить к делу со всей серьезностью.
Вместе с сервисом «OneTwoTrip для бизнеса» разбираем самые распространенные ошибки, которые совершают работодатели при оформлении деловых поездок, и рассказываем, как не повторять их.
Не оптимизировали расходы
Тревел-политика позволяет не только настроить ограничения на расходы, но и указать отклонение по стоимости, класс перелета и вагона
Выездной тренинг сотрудников или переговоры в Дубае, от которых зависит контракт на крупную сумму, — обе командировки важны. Однако они преследуют разные цели и организуются тоже по-разному. В зависимости от задач, которые стоят перед командированным, на поездку закладывается определенный бюджет, а в соответствии с ним выбираются отели и билеты. В идеале все это фиксируется с помощью тревел-политики.
Этот инструмент позволяет не только настроить ограничения на расходы, но и указать отклонение по стоимости, предпочтительную звездность отеля, класс перелета и вагона. Таким образом, тревел-политика ощутимо снижает нагрузку на координаторов, кадровиков, бухгалтеров и самих командируемых: если бюджет поездки укладывается в заданные лимиты, его не нужно дополнительно согласовывать. Сотрудник или организатор просто покупает билеты и бронирует отели, отвечающие тревел-политике компании. Это особенно важно, если у компании большой штат, а служебные поездки — обычное дело. Превысить лимит на расходы у сотрудника не получится: например, в «OneTwoTrip для бизнеса» для оплаты отеля, стоимость ночи в котором превышает согласованную, понадобится разрешение руководителя.
Не знали о программе лояльности и других фишках
«OneTwoTrip для бизнеса» предлагает кешбэк до 5% за бронирование отелей. Полученными бонусами можно оплачивать следующие поездки
Тревел-сервисы позволяют забронировать все в одном окне и тем самым сберечь не только время и силы, но и деньги. Логика простая: пока вы будете курсировать между парой десятков вкладок, цены успеют несколько раз измениться. Вероятно, не в лучшую сторону, так что оперативность в оформлении командировки точно не помешает. Кроме того, легко составить сложный маршрут, отсортировать выдачу по множеству параметров и сравнить разные варианты. Удобен в этом плане календарь цен: если у поездки плавающие даты, можно выбрать перелеты по самым выгодным ценам.
Изучите рынок и узнайте, что предлагают крупные игроки. Например, если у платформы есть прямые контракты с российскими отельерами (не все могут похвастаться этим), то ее клиенты будут получать самые выгодные предложения даже в высокий сезон. При бронировании отелей на «OneTwoTrip для бизнеса» выгода может составить до 30% — как раз из-за таких договоров.
Другое преимущество сервисов — внутренние программы лояльности. Быть постоянным клиентом таких платформ выгодно в долгосрочной перспективе. Например, «OneTwoTrip для бизнеса» предлагает кешбэк до 5% за бронирование отелей. Полученными бонусами можно оплачивать следующие поездки.
Не продумали трансфер
С трансферами и такси, заказанными через официальное приложение, проблем не возникнет
В незнакомом городе сотрудник может растеряться и не сразу разобраться, как доехать до отеля. В зарубежных поездках эту проблему решает трансфер, забронированный заранее на тревел-сервисах (вызвать такси за границей — та еще задача).
Но и в командировках по России заказ такси может стать проблемой, ведь водители-частники, как правило, предлагают услуги по завышенным ценам и не выдают чеки. При этом совсем отказываться от самого удобного, пожалуй, способа перемещения — не вариант, ведь порой эта опция в командировке незаменима. Ехать на серьезные переговоры на метро как-то не комильфо, да и не хочется полагаться на общественный транспорт в незнакомом городе. Чтобы компенсировать такие траты по статье производственных расходов, необходимо учесть несколько нюансов. Например, оплата поездки должна быть задокументирована, но не все частные водители выдают чеки в корректном виде, а иногда вообще никак не подтверждают поездку.
С такси, заказанным через официальное приложение, проблем не возникнет: «OneTwoTrip для бизнеса» сотрудничает с одним из самых популярных сервисов. Нужно только создать ваучер в личном кабинете, согласовать его, и у командированного в приложении появится соответствующий способ оплаты.
Не знали, как правильно оформить групповую командировку
Когда в командировку отправляются до десяти сотрудников, выбор жилья и билетов может затянуться, а один заказ на десять и больше человек самостоятельно оформить и вовсе не получится: столкнетесь с техническим ограничением платформы.
Организационную рутину легко подхватывают тревел-сервисы с готовыми решениями и специальными тарифами для групповых деловых поездок. Например, в «OneTwoTrip для бизнеса» оформлением командировки на несколько человек займется менеджер — и сотрудники точно полетят самым удобным рейсом и будут сидеть рядом. Кстати, если подходящих билетов не найдется, на платформе можно заказать чартерный рейс. Если накануне поездки что-то пойдет не так, изменения в заказ легко внести даже после выписки билетов и оплаты отеля.
Сэкономить на такой командировке тоже получится благодаря выгодным предложениям и скидкам на групповые тарифы. Оплатить заказ можно частями — это зависит от даты поездки и условий бронирования.
Не досчитались документов для отчетности и получили фиктивные чеки
Работники часто теряют чеки из гостиниц и посадочные талоны или не предоставляют их вовремя
В течение трех дней после командировки сотрудники компании составляют отчет. К нему прикладываются подтверждающие документы — маршрутные квитанции, кассовые чеки, договор об оказании гостиничных услуг. Здесь может вмешаться человеческий фактор.
Например, работники часто теряют чеки из гостиниц и посадочные талоны или не предоставляют их вовремя. Но если все документы хранятся онлайн и подгружаются в личный кабинет автоматически, то они точно никуда не денутся — профит для бухгалтерии.
Кроме того, в некоторых отелях могут выдавать фиктивные чеки с завышенными ценами по запросу недобросовестных сотрудников. Из-за этого возникают проблемы с налоговой, а работодатель несет убытки. Преимущество тревел-сервисов в том, что чеки бронирований — официальные: указанная в них стоимость не может отличаться от суммы, которую компания заплатила за услуги.
Даже если все документы — подлинные и правильно оформленные, их сбор может занять много времени. Например, если билеты покупали на одной платформе, а бронировали отели — на другой, чеки придется загружать в систему вручную. Поэтому интеграция с «1С: Бухгалтерией» крайне необходима для тревел-сервисов: благодаря ей документы формируются в личном кабинете и автоматически загружаются в программу.
Заключение
При планировании командировки стоит учитывать и удобство сотрудников, и интересы компании. Поэтому так важно выбрать сервис, которому можно делегировать организаторскую рутину. «OneTwoTrip для бизнеса» — именно такой партнер: автоматизируйте процессы и оптимизируйте траты на деловые поездки, чтобы у компании оставались ресурсы для более важных дел.
Реклама, ООО «Вайт Тревел»
erid: F7NfYUJCUneLtXEGKiCJ