Бизнес увидел риски в законопроекте об электронных дубликатах документов

Фото: Валентина Певцова / ТАСС

В той редакции, в которой законопроект, регулирующий хранение электронных дубликатов документов, был внесен в Госдуму, не отвечает цели, которая изначально в него вкладывалась, — сократить затраты на хранение архивных бумажных документов. На это указал зампредправления ВТБ Вадим Кулик в письме гендиректору АНО «Цифровая экономика», направленном в середине сентября (копия документа есть в распоряжении РБК, представитель ВТБ подтвердил его отправку).

Как указывает топ-менеджер, группа концептуально поддерживает законопроект, но ряд его положений «нуждаются в корректировке, так как могут создать необоснованные барьеры в работе банков с электронными документами».

Что, по версии бизнеса, не так с инициативой, разбирался РБК.

Речь идет о поправках в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», разработанных Минэкономразвития и внесенных в Госдуму правительством. В конце весны документ был принят в первом чтении. Инициатива, согласно пояснительной записке, направлена на урегулирование вопросов конвертации электронных документов (то есть изменения их формата), хранения, создания электронных и материальных дубликатов. Согласно приведенной оценке, общие затраты российских компаний на работу с бумажными документами составляют около 3,5 трлн руб. в год. Затраты на архивное хранение бумажных документов только у Сбербанка, например, составляют 2,5 млрд руб. в год, у оператора связи — 16 млн руб. Законопроектом описываются требования к участникам рынка при переводе документов из бумажной формы в электронную и наоборот, преобразовании электронного документа из одного формата в другой, при их передаче для хранения третьим лицам.

• При конвертации документов будет необходимо, чтобы итоговый вариант подписали усиленной электронной подписью все создатели документа. Это должно гарантировать защиту содержания документа «от несанкционированного изменения». Аналогичное требование предлагается ввести при создании дубликатов документов.
• Лица, создавшие электронные дубликаты, получат возможность сократить срок хранения документов на бумажных носителях до года.
• Также законопроект ограничивает перечень лиц, которые смогут конвертировать электронные документы, хранить их и создавать дубликаты: это смогут делать только сами обладатели документов, а также юрлица и индивидуальные предприниматели, получившие соответствующую лицензию. «Введение разрешительного порядка начала соответствующей деятельности необходимо, учитывая принципиальную важность защиты прав граждан и субъектов предпринимательской деятельности (которые могут быть нарушены в связи с утратой юридически значимых документов), а также обеспечения стабильности гражданского оборота», — указано в пояснительной записке.

Авторы проекта считают, что он не приведет к росту издержек участников рынка, а, наоборот, даст возможность их сократить, поскольку требования будут возложены не на действующих участников рынка, а на участников формируемого рынка услуг по хранению.

В своем письме зампред правления ВТБ указал, что сейчас банк хранит 2,7 млрд листов документов на материальных носителях, 60% из которых находятся на внешнем хранении. Те документы, которые ВТБ хранит самостоятельно, занимают 6,7 тыс. кв. м. Расходы группы на содержание архива составляют 750 млн руб. в год. Однако требование использовать усиленную квалифицированную подпись при создании электронного дубликата или его конвертации сделает невозможным перевод в электронный архив большого объема документации банков, которые они формируют при предоставлении услуг клиентам, в первую очередь физлицам, указал Вадим Кулик. Для этого банкам придется провести работу «по созданию электронных дубликатов с каждым клиентом при условии, что у последнего есть усиленная квалифицированная подпись». Кроме того, у кого-то из бывших клиентов могли измениться контактные данные, то есть банк просто не сможет их найти.

Вадим Кулик предложил включить в число тех, кто имеет право проводить конвертацию электронных документов, также тех, кому документ был направлен, это позволит включить в единый электронный архив также входящую корреспонденцию. Кроме того, он считает излишним требование хранить исходный документ в течение года после того, как был создан равнозначный электронный.

Замгендиректора АНО «Цифровая экономика» и директор по направлению «Нормативное регулирование» одноименной нацпрограммы Дмитрий Тер-Степанов указал, что в текущей редакции законопроекта кредитные организации не только не смогут создавать самостоятельно электронные дубликаты документов без согласия второй стороны, но и не смогут пользоваться услугами лицензированных организаций. «Представленная сейчас процедура перевода бумажных архивов в электронный вид создаст конверсию документов в электронный формат не выше 30%, следовательно, проблема затрат на хранение не будет решена», — указал Тер-Степанов. Он напомнил, что банки являются крупнейшими участниками документооборота, «вынужденными хранить колоссальные объемы бумажной документации», и рассчитывает, что замечания будут учтены в редакции проекта ко второму чтению.

Один из собеседников РБК также рассказал, что проект критиковал ЦБ, поскольку он создаст дополнительную нагрузку на бизнес из-за необходимости одновременно поддерживать два процесса хранения документов. Тер-Степанов подтвердил, что ЦБ и участники рынка выступали за необходимость доработки проекта. Представитель ЦБ заявил РБК, что «в целом» там поддерживают законопроект, так как «его принятие будет способствовать переходу организаций, в том числе финансовых, на полностью электронный документооборот, а также сокращению их издержек на хранение и обработку бумажных документов». «В настоящее время осуществляется подготовка предложений по доработке законопроекта ко второму чтению», — сообщили в ЦБ.

Представитель Минэкономразвития рассказал РБК, что министерство разработало поправки ко второму чтению законопроекта, в рамках которых вводится возможность для физлиц подписывать дубликаты документов при помощи неквалифицированной электронной подписи, созданной в инфраструктуре Госуслуг. «Полагаем, данная мера существенно упросит гражданам проверку и подписание направляемых им дубликатов документов», — отметил он. Сейчас поправки направлены на межведомственное согласование.

По словам представителя «ВымпелКома» (бренд «Билайн»), только операторы связи ежегодно тратят на хранение и уничтожение бумажных документов более 1 млрд руб. в год. При этом текущие формулировки законопроекта предполагают также дополнительные траты для граждан в размере нескольких тысяч рублей на усиленную квалифицированную электронную подпись «для получения уже привычных и жизненно необходимых цифровых услуг», указал он. По словам представителя «ВымпелКома», сама компания выступала с инициативой о переводе бумажных документов в электронные дубликаты еще в 2014 году и разработка законопроекта была включена в план мероприятий нацпрограммы «Цифровая экономика». «По итогам многолетней дискуссии была сформирована единая позиция бизнеса в отношении законопроекта, который бы позволил в полной мере стимулировать развитие электронного документооборота, однако затем, в ходе межведомственного согласования, в законопроект были внесены существенные изменения. Результатом принятия законопроекта в текущем виде может стать ограничение на его введение», — указал он. Еще один собеседник РБК сообщил, что против смягчения формулировок законопроекта выступает Федеральная служба безопасности. РБК направил запрос в центр общественных связей ведомства.

Представитель «МегаФона» также сообщил, что, по мнению компании, текущая редакция проекта нуждается в доработке. «В частности, мы выступаем за расширение перечня документов, подлежащих конвертации и хранению в электроном виде, и разрешение операторам поручать этот процесс сторонним организациям, получившим лицензию. Считаем важным также урегулировать вопрос конвертации ранее оцифрованных скан-копий документов и изменить подход к наличию усиленной электронной подписи», — пояснил он, указав, что «УКЭП есть далеко не у каждого абонента». Представитель МТС отказался от комментариев.

Представитель Сбербанка уже после публикации материала сообщил, что они обязаны хранить весь исторически накопившейся массив документов до закрытия счета и еще 5 лет после этого. «Поскольку среди клиентов банка много физлиц и юрлиц, которые обслуживаются десятилетиями, счета соответственно не закрываются, — говорит он. — [При текущей редакции проекта] получается так, что по наиболее массовым бумажным документам создание электронных дубликатов оказалось недоступно для банков, и ожидаемый экономический эффект не достигается».