Что такое ОФД и чем занимается оператор фискальных данных

Обновлено 28 января 2025, 14:17
Shutterstock
Фото: Shutterstock

Оплата картой на кассе занимает несколько секунд, чтобы не задерживать людей в очереди

С появлением института операторов фискальных данных налоговая сделала очередной шаг к цифровизации отчетности ― предпринимателям больше не нужно постоянно посещать ФНС для сдачи бумаг. Расскажем простыми словами, что такое оператор фискальных данных, платформа ОФД и чек ОФД.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация, которая занимается сбором, шифрованием и отправкой в налоговую данных от предпринимателей. Она выступает посредником между торговой точкой и ФНС, чтобы облегчить коммерсантам сдачу отчетности. Кроме того, ОФД занимается шифрованием данных, чтобы коммерческая информация не утекла в открытые источники или к недоброжелателям.

Передача данных через ОФД стала обязательной в 2018 году. Теперь каждый бизнесмен обязан иметь кассу, которая подключена к интернету и передает данные в режиме онлайн оператору фискальных данных, а оттуда они поступают в ФНС. Но из этого правила есть исключения, о которых расскажем далее.

Коммерсанты обязаны заключать с ОФД договор и платить за обслуживание. Выбрать своим фискальным оператором можно любую компанию, которая вам нравится и использует необходимые технологии. Это позволяет избавиться от бумажной волокиты и сократить количество посещений ФНС.

Shutterstock
Фото: Shutterstock

При оплате картой через терминал данные после покупки сразу попадают к ОФД, а затем ― в налоговую

Что происходит с данными, которые поступают в ОФД

  • Когда клиент оплачивает покупку, данные о ней отправляются на фискальный накопитель, установленный в каждой кассе.
  • Там к информации добавляются дополнительные данные, которые вместе с чеком уходят к ОФД.
  • Когда сервер ОФД получает чек, он отправляет обратно отчет о том, что информация доставлена.
  • ОФД шифрует данные о транзакции и перенаправляет информацию на сервера налоговой службы.
  • Покупатель получает бумажный или электронный чек, в котором есть ссылка на его транзакцию для проверки.

Как выбрать ОФД

Каждая компания имеет право выбирать своего оператора из списка аккредитованных организаций. Главный параметр при выборе ― чтобы оператор входил в специальный реестр ФНС.

Многие из операторов предлагают услугу подбора кассы, помогают с получением ЭЦП и берут на себя регистрацию в системе электронного документооборота.

При выборе оператора также стоит узнать, сколько стоит годовое обслуживание и входит ли в него стоимость фискального накопителя или его нужно будет купить отдельно.

Кроме того, следует узнать про тарифы ОФД: некоторые из них могут взимать свою плату за отправку покупателям на почту электронных чеков.

Многие ОФД также предлагают услуги аналитики данных: например, отправляют вам отчеты о продажах. У продвинутых компаний есть свои мобильные приложения, где можно отслеживать продажи в точках, расположенных в разных регионах РФ. Одна из самых популярных компаний — операторов фискальных данных ― «Платформа ОФД».

Shutterstock
Фото: Shutterstock

Если компания работает в удаленной местности с плохой связью, то она может отправлять данные раз в месяц

Как подключиться к ОФД

  1. Оформите ЭЦП. Ее выдают в налоговой инспекции, и без нее не получится зарегистрировать кассу.
  2. Подпишите договор на оказание услуг с ОФД. Выберите компанию, с которой будете работать, оплатите ее услуги и оформите все необходимые документы.
  3. Пройдете процедуру регистрации кассы на официальном сайте налоговой в разделе «Учет контрольно-кассовой техники». Там вам потребуется заполнить заявление, в котором будут указаны данные о кассе и месте ее установки. Подпишите заявление электронной подписью и отправьте его налоговой.
  4. После одобрения заявления необходимо будет добавить в кассу регистрационный номер устройства. На это у коммерсанта есть 24 часа после одобрения заявления. Касса выдаст вам первый чек.
  5. Отчитайтесь на официальном сайте налоговой о том, что касса зарегистрирована. Необходимо будет ввести данные с полученного чека, в том числе время выдачи.
  6. ФНС выдаст вам разрешение на использование кассы, которое вы сможете потом найти в личном кабинете на сайте ФНС.
  7. Последний шаг ― зарегистрировать вашу кассу на сайте ОФД. Там также понадобится ввести все данные с кассы, и после этого можно начинать продажи.
Shutterstock
Фото: Shutterstock

При выборе оператора не стоит забывать о поддержке пользователей: большой плюс компании, если она работает круглосуточно

Сколько стоит подключиться к ОФД

Обслуживание в ОФД стоит по-разному, все зависит от оператора и выбора дополнительных услуг. В среднем обслуживание за год стоит 2–3 тыс. руб. Если вы приобретаете фискальный накопитель в компании, то вам могут сделать скидку.

Если вы не уверены в выборе ОФД, с ним можно расторгнуть договор и вернуть деньги за неизрасходованные дни работы. Также вы можете найти ОФД, где есть бесплатный пробный период для тех, кто первый раз начинает работу с онлайн-кассами.

Shutterstock
Фото: Shutterstock

На сайте ОФД есть тарифы на обслуживание, а также список дополнительных услуг, которые оказывает компания

Условия и требования к ОФД

Самое важное условие для работы ОФД ― получение аккредитации от ФНС. Оператор обязан обеспечить бесперебойную и круглосуточную работу своего сервиса, чтобы данные поступали без ошибок и в том виде, который требует ФНС.

ОФД также обязаны шифровать данные, чтобы защищать информацию от злоумышленников. А также предоставлять налоговой доступ к своей инфраструктуре, когда это необходимо. Еще одна обязанность оператора ― сохранять у себя все отправленные данные на протяжении пяти лет со дня транзакции.

Кто может работать без ОФД

В законодательстве есть исключение для бизнеса, который работает в труднодоступных местах и на секретных объектах. Такие компании имеют права передавать фискальную информацию о своих транзакциях один раз в месяц. Если они не сделают этого в срок, то их фискальная аппаратура будет заблокирована.

Shutterstock
Фото: Shutterstock

Онлайн-кассу лучше приобретать у ОФД, чтобы не было проблем с совместимостью вашего устройства и программного обеспечения компании

Что нужно сделать, чтобы стать оператором фискальных данных

Чтобы компания получила разрешение на работу в качестве оператора, ей необходимо пройти аккредитацию налоговой службы. Для этого нужно подтвердить, что руководство и сотрудники компании не имеют судимостей, а также что в трудовой книжке нет записей о том, что их уволили за раскрытие коммерческой тайны.

Ответственность и штрафы за нарушение закона 54-ФЗ

  • За работу без онлайн-кассы крупную компанию могут оштрафовать на всю сумму проведенных операций, минимум 30 тыс. руб., среднюю компанию ― на 50–75% от суммы операций, минимум 10 тыс. руб., а ИП ― на 10 тыс. руб.
  • Если компания продолжает торговать без онлайн-кассы повторно, то ФНС может приостановить деятельность компании или ИП на срок до трех месяцев.
  • Если касса не соответствует законодательству, работает с нарушениями или неправильно зарегистрирована, то большую компанию оштрафуют на 5–10 тыс. руб., малую ― на 2,5–5 тыс. руб., а ИП ― на 1,5–5 тыс. руб.
  • Если продавец не ответил на запрос налоговой в срок (три рабочих дня), то большую компанию оштрафуют на 5–10 тыс. руб., малую ― на 2,5–5 тыс. руб., а ИП ― на 1,5–5 тыс. руб.
  • Если компания не выдала чек о продаже, то большую компанию оштрафуют на 10 тыс. руб., малую ― на 5 тыс. руб., а ИП ― на 2 тыс. руб.
Поделиться